Oto polityka prywatności kancelarii Joosten Advocaten. Niniejsza polityka prywatności dotyczy przetwarzania danych osobowych w ramach świadczenia usług prawnych oraz (wewnętrznej) działalności operacyjnej kancelarii Joosten Advocaten.
Kancelaria Joosten Advocaten jest administratorem danych. Joosten Advocaten określa cel i środki przetwarzania danych osobowych. Niniejszy dokument opisuje sposób, w jaki kancelaria Joosten Advocaten jako administrator danych przetwarza dane osobowe, tak aby spełniać wymogi ogólnego rozporządzenia o ochronie danych („RODO”).
Omówione zostaną następujące tematy:
Przetwarzanie danych osobowych w kancelarii Joosten Advocaten musi być zgodne z RODO oraz wszelkimi rozporządzeniami, przepisami i regulacjami, które uzupełniają, zmieniają lub zastępują RODO. Z tego powodu polityka prywatności będzie okresowo poddawana ocenie i w razie potrzeby modyfikowana. Również okresowo sprawdzane będzie, czy polityka prywatności jest faktycznie przestrzegana przez pracowników i podmioty przetwarzające dane w kancelarii Joosten Advocaten.
Kancelaria Joosten Advocaten przetwarza dane osobowe następujących kategorii osób:
3.1. (potencjalni) klienci
Kancelaria Joosten Advocaten przetwarza dane osobowe (potencjalnych) klientów w celu identyfikacji klienta (na podstawie ustawy Wwft i ustawy o sankcjach) oraz prowadzenia sprawy. W celu identyfikacji wykorzystywane są imię i nazwisko, dane kontaktowe i adresowe, data urodzenia oraz numer dokumentu tożsamości (paszportu) klienta. W celu rozpatrzenia sprawy mogą być również wymagane inne (szczególne) dane osobowe, takie jak dane medyczne. To, jakie dane osobowe są wymagane w danej sprawie, zależy w dużej mierze od rodzaju sprawy.
Dane klienta są zapisywane w cyfrowym formularzu rejestracyjnym, na podstawie którego dane klienta są rejestrowane w systemie biurowym. Dokumenty klienta są odbierane/kopiowane i skanowane, a następnie zapisywane w systemie biurowym.
Wszystkie dane uzyskane przez kancelarię Joosten Advocaten w ramach rejestracji klienta i prowadzenia sprawy są (zeskanowane) zapisywane w systemie kancelarii i wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem sprawy.
W przypadku gdy sprawa jest zgłaszana przez stronę inną niż klient, np. przez ubezpieczyciela ochrony prawnej, ubezpieczyciela od odpowiedzialności zawodowej, stowarzyszenie branżowe lub zawodowe lub inną kancelarię adwokacką, dokumenty (zawierające dane osobowe) są przyjmowane pocztą tradycyjną lub elektroniczną, a następnie wprowadzane do systemu kancelarii.
Dla adwokata prowadzącego sprawę tworzy się również papierową dokumentację roboczą. Częścią dokumentacji papierowej jest formularz zawierający dane klienta. W zależności od potrzeb adwokata, dokumenty z akt cyfrowych są drukowane i dołączane do akt roboczych. Również osobiste notatki adwokata (takie jak notatki telefoniczne i protokoły rozmów) są dołączane do akt roboczych i skanowane do akt cyfrowych. Po zakończeniu sprawy papierowe akta robocze są niszczone.
W systemie biurowym tworzone są również rozliczenia dla klienta. Kancelaria Joosten Advocaten wysyła rozliczenia pocztą elektroniczną i/lub pocztą tradycyjną do klienta lub do strony, która zgodnie z umową pokryje koszty rozliczenia, np. ubezpieczyciel odpowiedzialności cywilnej, ubezpieczyciel odpowiedzialności zawodowej, stowarzyszenie branżowe lub zawodowe.
3.2. strony przeciwne, biegli, świadkowie, pełnomocnicy itp.
W ramach rozpatrywania sprawy [LID LSA] przetwarza dane osobowe osób zaangażowanych w daną sprawę, takich jak strony przeciwne, biegli, świadkowie i pełnomocnicy.
3.3. osoby odwiedzające biuro Joosten Advocaten
Recepcjonistka kancelarii Joosten Advocaten zapisuje nazwiska osób, które odwiedzają kancelarię po wcześniejszym umówieniu się, aby ułatwić im przybycie. Ponadto przy wejściu do budynku, wejściu do kancelarii napierwszympiętrze, przy windzie i na klatce schodowej budynku biurowego rejestrowane są obrazy z kamer. Kancelaria Joosten Advocaten robi to, aby w razie awarii wiedzieć, kto znajduje się w budynku, oraz aby zapewnić, że osoby nieuprawnione nie mają dostępu do kancelarii. Obrazy z kamer są co do zasady niszczone po 30 dniach.
3.4. Odwiedzający strony joostenadvocaten.nl i usa-advocaten.nl
Podczas odwiedzania stron internetowych Joosten Advocaten generowane są (potencjalne) dane osobowe, takie jak adres IP, zachowania podczas przeglądania strony internetowej (np. dane dotyczące pierwszej wizyty, poprzedniej wizyty i bieżącej wizyty, przeglądane strony i sposób poruszania się po stronie internetowej), czy osoba zainteresowana otwiera biuletyn lub komercyjną wiadomość e-mail oraz które elementy tej wiadomości są klikane. Joosten Advocaten przetwarza te dane w celach marketingowych i komunikacyjnych.
Ponadto dane osobowe są generowane, gdy odwiedzający wypełnia formularz kontaktowy lub inny formularz internetowy na stronie internetowej. Dane te są wykorzystywane do celów, do których służy formularz kontaktowy lub internetowy.
3.5. odbiorcy cyfrowych biuletynów informacyjnych kancelarii Joosten Advocaten
Podczas czytania cyfrowych biuletynów generowane są (potencjalne) dane osobowe, takie jak adres IP, zachowania podczas przeglądania strony internetowej (np. dane dotyczące pierwszej wizyty, poprzedniej wizyty i bieżącej wizyty, przeglądanych stron oraz sposobu poruszania się po stronie internetowej) lub czy dana osoba otwiera biuletyn lub komercyjną wiadomość e-mail i które elementy tej wiadomości klikają. Kancelaria Joosten Advocaten przetwarza te dane do celów marketingowych i komunikacyjnych.
3.6. Uczestnicy spotkań organizowanych przez kancelarię Joosten Advocaten
Na potrzeby i/lub podczas spotkania Joosten Advocaten generowane są dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, stanowisko oraz dane kontaktowe uczestników. Dane te są umieszczane na liście uczestników, wizytówkach oraz – jeśli uczestnik wyrazi na to zgodę – na formularzach ewaluacyjnych. Po spotkaniu lista uczestników jest przechowywana, aby uczestnicy mogli zostać zaproszeni (w pierwszej kolejności) na kolejne spotkanie. Jeśli uczestnicy zaznaczyli na formularzu oceny, że chcą otrzymywać biuletyn Joosten Advocaten, imię i nazwisko oraz dane kontaktowe uczestnika są umieszczane w bazie adresowej biuletynu.
3.7. Akcjonariusze
Joosten Advocaten jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (BV). Dane osobowe udziałowców Joosten Advocaten są przetwarzane w zakresie, w jakim jest to konieczne do celów:
3.8. pracownicy
Joosten Advocaten przetwarza dane osobowe swoich pracowników w zakresie niezbędnym do realizacji umów o pracę i/lub wypełnienia obowiązku prawnego lub jeśli pracownik wyraził na to zgodę.
Akta osobowe
W aktach osobowych każdego pracownika przechowywane są następujące dane:
Dostęp do akt osobowych pracowników jest zabezpieczony. Dostęp do akt osobowych pracowników mają wyłącznie księgowy i administrator płac Oliemans, pani N. Toyer i pani L. van den Broeke oraz udziałowcy Joosten Advocaten. Na żądanie pracownik może zapoznać się ze swoją aktą osobową.
Dane z akt osobowych mogą być również wykorzystywane jako informacje zarządcze.
Obowiązek prawny
Kancelaria Joosten Advocaten jest zobowiązana do przekazywania danych osobowych pracowników stronom trzecim, m.in. w następujących sytuacjach:
Inne
Joosten Advocaten przetwarza również następujące dane osobowe:
3.9. Osoby prowadzące działalność gospodarczą
Kancelaria Joosten Advocaten przetwarza dane osobowe współpracujących z nią freelancerów. Umowa zlecenia i związane z nią dane są przechowywane w systemie kancelarii. Kancelaria Joosten Advocaten nie wymaga od freelancerów dostarczenia kopii lub skanu dokumentu tożsamości.
3.10. studenci-stażyści
Imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz adresowe studentów-stażystów są przechowywane w zakresie niezbędnym do realizacji stażu. Imię i nazwisko studenta-stażysty jest podane w formularzu oceny dla studentów-stażystów. Dane są przechowywane przez prawnika, który w danym momencie zarządza portfelem studentów-stażystów.
3.11. kandydaci
Dane osobowe osób, które ubiegały się o stanowisko w kancelarii Joosten Advocaten, są przetwarzane, np. dane kontaktowe oraz dane podane w liście motywacyjnym i CV. Dane te są przetwarzane w celu oceny przydatności kandydata oraz nawiązania z nim kontaktu. Dane są przechowywane przez prawnika, który rozpatruje podania o pracę na dane stanowisko.
3.12. inne osoby
W ramach świadczenia usług prawnych kancelaria Joosten Advocaten korzysta z danych pochodzących ze źródeł takich jak rejestr handlowy Izby Handlowej, rejestr gruntów, ubezpieczyciel odpowiedzialności zawodowej lub ubezpieczyciel pomocy prawnej, stowarzyszenie zawodowe lub branżowe. Są to wypełnione i niezbędne dane kontaktowe oraz inne dane osobowe potrzebne do rozpatrzenia sprawy.
Ponadto kancelaria Joosten Advocaten pozyskuje dane z (publicznych) platform społecznościowych dla przedsiębiorców, takich jak LinkedIn, oraz z publicznych stron internetowych dla przedsiębiorców. Kancelaria Joosten Advocaten wykorzystuje publiczne dane kontaktowe do nawiązywania kontaktów biznesowych.
Joosten Advocaten wychodzi z założenia, że nie przetwarza więcej danych osobowych niż jest to konieczne do osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, zarówno wewnętrznie, jak i przy zaangażowaniu stron trzecich. W obu przypadkach Joosten Advocaten podjęło odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed utratą lub nieuprawnionym przetwarzaniem.
4.1. Środki wewnętrzne
Kancelaria Joosten Advocaten podjęła następujące wewnętrzne środki techniczne i organizacyjne:
Kancelaria Joosten Advocaten czuwa nad przestrzeganiem wyżej wymienionych środków. Kontrole mogą być przeprowadzane wyrywkowo (proporcjonalnie). Jeśli istnieje podejrzenie, że środki nie są przestrzegane przez danego pracownika, można przystąpić do ukierunkowanych kontroli wobec tego pracownika. Po przeprowadzeniu kontroli kancelaria Joosten Advocaten może na podstawie swoich ustaleń podjąć decyzję o podjęciu środków wynikających z prawa pracy.
4.2. Podmioty przetwarzające dane
Joosten Advocaten zawarło z podmiotami przetwarzającymi dane umowy dotyczące środków technicznych i organizacyjnych, które należy podjąć. Poziom bezpieczeństwa został określony na podstawie ustalonych ryzyk związanych z danymi osobowymi i charakterem przetwarzania.
Podmioty przetwarzające dane zatrudnione przez Joosten Advocaten są zobowiązane do przekazania Joosten Advocaten wszystkich informacji niezbędnych do wykazania wypełnienia obowiązków jako podmiot przetwarzający dane oraz do umożliwienia przeprowadzenia audytów, w tym kontroli, przez Joosten Advocaten lub kontrolera upoważnionego przez Joosten Advocaten, a także do współpracy w tym zakresie.
Kancelaria Joosten Advocaten informuje zainteresowane osoby o sposobie postępowania z danymi osobowymi w kancelarii. Dla osób niezwiązanych z kancelarią Joosten Advocaten sporządzono z tego powodu zewnętrzną politykę prywatności. Niniejsza polityka prywatności została opublikowana na stronie internetowej kancelarii Joosten Advocaten.
W momencie zatrudnienia nowi pracownicy i stażyści są informowani o przetwarzaniu ich danych osobowych w kancelarii Joosten Advocaten. Pracownicy i stażyści podlegają wewnętrznemu protokołowi dotyczącemu prywatności. Protokół ten jest zawarty w systemie kancelarii.
Kancelaria Joosten Advocaten prowadzi rejestr przetwarzania danych. Rejestr ten zawiera między innymi opis celów przetwarzania, kategorii osób, których dane dotyczą, i odbiorców, okresów przechowywania oraz środków bezpieczeństwa. W rejestrze przetwarzania danych rejestrowane są działania związane z przetwarzaniem danych według kategorii osób, których dane dotyczą, i kategorii danych osobowych.
W kancelarii Joosten Advocaten prawnicy mają dostęp do rejestru. F. Joosten i M. Vernooij mogą również wprowadzać zmiany w rejestrze w imieniu kancelarii Joosten Advocaten. Utrzymują oni rejestr w sposób ciągły i aktywny oraz wprowadzają zmiany bezpośrednio lub w wyniku okresowej oceny.
Rejestr przetwarzania (plik Excel) jest zawarty w systemie biurowym.
7.1. Podmioty przetwarzające dane
Joosten Advocaten korzysta z usług zewnętrznych dostawców usług w zakresie przetwarzania danych osobowych. Dostawcy ci przetwarzają dane osobowe wyłącznie na polecenie Joosten Advocaten. Joosten Advocaten zawarło z tymi podmiotami umowy o przetwarzaniu danych. W umowach tych zawarto ustalenia dotyczące między innymi charakteru i celów przetwarzania, rodzaju przetwarzanych danych osobowych, obowiązku zachowania poufności, instrukcji dotyczących przetwarzania, środków bezpieczeństwa, ewentualnego zaangażowania podwykonawców, praw osób, których dane dotyczą, w zakresie prywatności, audytów i kontroli, a także zwrotu i/lub usunięcia danych osobowych przez podmiot przetwarzający.
7.2. odbiorcy
Kancelaria Joosten Advocaten przekazuje dane osobowe osób zainteresowanych stronom trzecim, gdy jest to konieczne w ramach świadczenia usług prawnych, realizacji umowy (o pracę) lub w przypadku obowiązku prawnego. Poza tym dane osobowe nie są przekazywane stronom trzecim bez uprzedniej wyraźnej zgody osoby zainteresowanej.
Kancelaria Joosten Advocaten niszczy dane osobowe, które nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, a także nie muszą być przechowywane na podstawie innych przepisów. W takim przypadku dane osobowe są usuwane z systemu kancelarii, ewentualnych kopii zapasowych, archiwów i innych systemów.
Kancelaria Joosten Advocaten stosuje zasadniczo następujące okresy przechowywania:
Kancelaria Joosten Advocaten przeprowadza ocenę ryzyka naruszenia ochrony danych osobowych (DPIA) przed każdym nowym przetwarzaniem danych osobowych, chyba że z góry jest jasne, że przetwarzanie nie stanowi wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych, biorąc pod uwagę charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania.
DPIA obejmuje następujące elementy:
Joosten Advocaten sporządza raport zawierający ustalenia wynikające z DPIA.
Joosten Advocaten zasadniczo nie przekazuje danych osobowych do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli jednak okaże się to konieczne, Joosten Advocaten zapewni, że przekazanie danych nastąpi wyłącznie wtedy, gdy Komisja Europejska stwierdzi, że dany kraj zapewnia odpowiedni poziom ochrony lub gdy istnieją odpowiednie gwarancje w rozumieniu RODO.
Administrator danych powinien wyznaczyć inspektora ochrony danych (FG), między innymi w przypadku, gdy zajmuje się on głównie przetwarzaniem na dużą skalę szczególnych danych osobowych (takich jak dane medyczne). „Głównie odpowiedzialny” odnosi się do podstawowej działalności administratora danych. Grupa robocza art. 29 definiuje podstawową działalność jako procesy, które są niezbędne do osiągnięcia celów organizacji lub które należą do głównych zadań organizacji.
Można zasadnie argumentować, że przetwarzanie danych medycznych nie stanowi podstawowej działalności kancelarii Joosten Advocaten. Podstawową działalnością kancelarii Joosten Advocaten jest świadczenie pomocy prawnej.
O ile AP może stwierdzić, że przetwarzanie danych medycznych przez Joosten Advocaten stanowi działalność podstawową, należy ocenić, czy ma miejsce przetwarzanie na dużą skalę. RODO nie określa, kiedy ma to miejsce, ale jasne jest, że w przypadku indywidualnego lekarza rodzinnego lub prawnika nie ma mowy o przetwarzaniu na dużą skalę. Biorąc pod uwagę fakt, że kancelaria Joosten Advocaten przetwarza znacznie mniej danych medycznych niż indywidualny lekarz rodzinny (uwaga: w 2018 r. przeciętny lekarz rodzinny przetwarzał dane średnio 2095 pacjentów), ilość danych jest również ograniczona do tego, co jest niezbędne do oceny prawnej, przetwarzanie ma ograniczony czas trwania i podlega tajemnicy zawodowej adwokata, a zakres geograficzny jest również bardzo ograniczony, można z całą stanowczością stwierdzić, że w kancelarii Joosten Advocaten nie ma mowy o przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych.
W związku z powyższym kancelaria Joosten Advocaten nie powołała inspektora ochrony danych.
Kancelaria Joosten Advocaten podjęła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, których celem jest ograniczenie ryzyka utraty lub nieuprawnionego przetwarzania danych osobowych w jak największym stopniu. Pomimo tych środków istnieje ryzyko, że nadal może dojść do incydentu związanego z danymi osobowymi. Aby zapewnić jak najszybszą reakcję w celu zakończenia incydentu i ograniczenia szkód w jak największym stopniu, należy postępować w następujący sposób.
Każdy incydent związany z danymi osobowymi należy zgłaszać do F. Joosten i M. Vernooij. Osoba ta oceni:
Kancelaria Joosten Advocaten dokumentuje wszystkie naruszenia związane z danymi osobowymi w rejestrze naruszeń ochrony danych. Rejestr naruszeń ochrony danych (plik Excel) jest przechowywany w systemie kancelarii.
W przypadku (potencjalnego) incydentu, o którym wcześniej dowiedział się podmiot przetwarzający dane zatrudniony przez kancelarię Joosten Advocaten, umowa o przetwarzaniu danych stanowi, że podmiot przetwarzający dane niezwłocznie powiadamia kancelarię Joosten Advocaten. Uzgodniono również sposób rozwiązania incydentu i przekazania dalszych informacji.
Prawa przysługujące osobie, której dane dotyczą, zgodnie z RODO to prawo dostępu do danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu oraz prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. Kancelaria Joosten Advocaten podjęła odpowiednie środki techniczne, aby umożliwić uzasadnione wykonywanie tych praw.
Wnioski osób zainteresowanych dotyczące danych osobowych, które trafiają do kancelarii Joosten Advocaten, są rozpatrywane przez F. Joosten i/lub M. Vernooij, w razie potrzeby w porozumieniu z adwokatem prowadzącym sprawę.
Wnioski i ich rozpatrzenie są przechowywane w oddzielnym folderze w systemie biurowym, jako część akt sprawy.
Po otrzymaniu wniosku osoba rozpatrująca wniosek najpierw ustali tożsamość wnioskodawcy na podstawie imienia i nazwiska, danych kontaktowych i adresu, dokumentu tożsamości oraz daty urodzenia.
Po ustaleniu tożsamości wnioskodawcy osoba rozpatrująca wniosek potwierdzi wnioskodawcy, że odpowiedź na wniosek zostanie udzielona w ciągu jednego miesiąca. Jeśli wniosek okaże się złożony, termin ten może zostać przedłużony maksymalnie o dwa miesiące. Osoba rozpatrująca wniosek poinformuje wnioskodawcę o przedłużeniu terminu w ciągu pierwszego miesiąca.
Osoba rozpatrująca wniosek ustala, na jakie prawo powołuje się wnioskodawca, i gromadzi w tym zakresie niezbędne dane. Osoba rozpatrująca wniosek ocenia, czy (uwzględniając tajemnicę adwokacką) można spełnić prośbę wnioskodawcy. Osoba rozpatrująca wniosek zapisuje swoje ustalenia w raporcie. Raport jest przechowywany w folderze systemu biurowego utworzonym dla danego wniosku.
Zasadniczo wnioskodawca nie ponosi żadnych kosztów związanych z rozpatrzeniem wniosku. Niemniej jednak wnioskodawca może zostać obciążony rozsądną opłatą na podstawie kosztów administracyjnych, na przykład w przypadku wielokrotnych (bezzasadnych) wniosków lub gdy wymagana jest więcej niż jedna kopia dokumentacji.
Jeśli wniosek zostanie przyjęty i dotyczy on sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, należy również powiadomić o tym zewnętrzne podmioty, które otrzymały dane osobowe. Osoba odpowiedzialna za przetwarzanie danych ustala, czy ma to miejsce, i odnotowuje te podmioty trzecie w swoim raporcie. Osoba odpowiedzialna za przetwarzanie danych nie dokonuje takich powiadomień, jeśli okaże się to niemożliwe lub wymaga nieproporcjonalnego wysiłku.
